Per ottenere un preventivo accurato per l'imballaggio è necessario conoscere le caratteristiche effettive del prodotto e i requisiti dell'ordine. Gli acquirenti devono fornire le seguenti informazioni:
Dimensioni di bottiglie, barattoli o contenitori
Peso del prodotto confezionato
Dimensioni interne richieste della scatola
Struttura preferita della scatola
Requisiti relativi agli inserti o agli scomparti
Quantità stimata dell'ordine
Colori di stampa e stato della grafica
Requisiti relativi alla finitura superficiale
Paese di consegna
Programma di produzione previsto
Il processo inizia solitamente con un'analisi delle esigenze e una proposta strutturale. Una volta confermate le dimensioni, lo stile, i materiali e la quantità stimata, il fornitore può preparare un preventivo e una bozza di imballaggio.
È possibile utilizzare un campione strutturale per verificare le dimensioni, l'assemblaggio e l'adattamento del prodotto. Un campione stampato può risultare più indicato quando è necessario verificare il colore, la grafica, la lamina, la laminazione o altri dettagli superficiali prima della produzione.
Una volta approvato il campione, il progetto può passare alla fase di produzione, controllo qualità e preparazione della spedizione. I tempi di produzione, i costi dei campioni, i quantitativi ordinati e le modalità di spedizione devono essere confermati in fase di preventivo, anziché essere dati per scontati in anticipo.
Nel confrontare i produttori di imballaggi, è opportuno valutare il loro supporto nella progettazione strutturale, la capacità di fornire campioni, la conoscenza dei materiali, lo sviluppo degli inserti, l’uniformità della stampa, il processo di controllo qualità e la comunicazione. Questi fattori possono essere importanti quanto il prezzo unitario indicato nel preventivo.